いつ、いかなる内容の文書を誰から誰あてに差し出されたことを、差出人が作成した謄本によって日本郵便が証明する制度をいいます（日本郵便HPより）。内容証明郵便（以下「内容証明」といいます）を送付することで、意思表示の公的な証拠となるため、様々な場面で利用されています。しかし、証拠となるのはあくまで文書の存在のみで、記載内容の正否を証明するものではありません。また、相手方には郵送された文書の受取、あるいは文書に回答する義務もありません。しかしながら、内容証明を受け取っただけで相手方の態度が一変し、解決することは決して珍しくありません。

　内容証明は郵便局（本局等一定の規模がある）に行けば誰でも出すことができますが、文書の記載内容に不備があったり、相手方へ効果的な表現が足りない内容では空振りに終ることもあります。また、事実と異なる内容が含まれると不利益な扱いをされるおそれもあり注意が必要です。

内容証明は以下の効果が期待できると言われています。

·       送付した文書に関し（内容、日付、通知人、通知先）を公的機関が保証してくれる（証拠能力が高い）

·       相手方の受領（有無、日付）を証明してくれる

·       訴訟・調停等による紛争解決を未然に回避することができる

·       相手に心理的圧迫を与えることができる

·       時効を中断したい場合、民法上の「催告」をしたことになる

·       債権譲渡などに要求される「確定日付」を得ることができる

例えば、誰かにお金を貸していたケースを考えてみましょう

1.   お金を貸したが返してくれない。どうしよう？

2.   電話で催促。連絡つかず。ついても「わかったいつか返す」という気のない返事・・・

3.   なあなあで返してもらえない状態が続く

4.   どうしても返してもらいたい。フツフツと強い憤り・・・

5.   裁判するか・・・でもそんな費用も手間もかけたくないし・・・

というのが大まかな流れではないでしょうか？

こんなケースこそ内容証明を検討するべきです。内容証明はこんなジレンマに陥った状態を解決する第１歩なのです。

　内容証明が届くことでかなりのプレッシャー（内容証明なんてよっぽどのことがない限り、送り付けられることはありませんから）を与え、こちらの本気度も伝わるはずです。たとえば借金には時効があります。貸し手が時効の進行を止めるためには、まず、「借金を返せ」という借り手への「催告」が必要となります。内容証明でこれを実行すれば「催告」した大きな証拠となります（但し、その後6か月以内に裁判上の催告をしなければなりません）。また、内容証明を受け取った借り手は驚愕して、あわてて返済するかもしれません。また「催告」して「承認」があれば時効は中断します。返済があればそれで解決、返済がなくとも次のステップに進むことができます。訴訟手続きや調停開始なんて煩わしい手続きなどを回避したことになります。

また、すっかり気力も萎え、「相手の顔を見るのもイヤだ」っということもあるでしょう。口頭で万策尽きたなら、書面という手段に変えることをお勧めします。精神的負担も軽減されます。

「まず、内容証明を送ってみましょう」というのが法律による問題解決のファーストステップといいえます。

内容証明は証拠能力が高く、かつ相手方への心理的効果も期待できます。それ故、書き方や送付方法が厳格に決められてます。

·       書式は２０字２６行。または２６字２０行で作成。使用文字に制限、句読点等注意が必要

·       訂正や加筆がある場合は、訂正印が必要

·       内容が２ページを超える場合は、契印が必要

·       文書を送達分、郵便局保管分、自己保管分３部作成することが必要（「電子内容証明郵便」というインターネットを利用した方法もあります。後述します）

·       ポストに投函は不可。本局等一定規模の郵便局の窓口に持参する（郵便局が誤記や訂正漏れ等確認するのでそれなりに窓口で待たされる）が必要

一般に内容証明を出すことはなじみの薄い行為です。文案の作成から実際の郵送まですべてを一般の人が手掛けるのは結構難儀です。訂正箇所の多い内容証明は、名宛人が企業や法人などの場合、差出人の本気度などが伝わらず、単なるクレームと一蹴されることもあります。また、マニュアルや文案どおりの文面では名宛人の心情に何ら影響を与えず、結局空振りに終わる恐れもあります。結構スキルを要するのです。文面の作成、郵送のタイミング、またその後のアフターフォローまで専門家に任せたほうが解決が早いといえます。

内容証明は間違いなく解決のファーストステップです。しかし以下のデメリットも指摘されています。

·       相手（ストーカー、元恋人、隣人など）によっては、却ってエスカレートするおそれ

·       親族、ご近所関係や取引先など、関係を継続することが望ましい相手と敵対するおそれ

·       良識があり、評判も良好な相手との紛争によってかえって自分の評判が低下するおそれ

·       記載内容に齟齬や事実誤認があった場合、訴訟、調停などで不利な証拠になるおそれ

·       書きぶりによっては、脅迫罪、強要罪、侮辱罪などを主張されるおそれ

円満解決のためには、お互いの話合いが極めて重要です。どうにも事態が好転しない、ますます悪化する恐れがある場合には内容証明を選択すべきです。ただし、文面の内容や書きぶりや相手方の社会環境や心情などを十分に斟酌する必要があります。感情に任せて書きなぐったり、要求を成就させんがために虚偽を記載するようなことは絶対にしてはいけません。

　いくら冷静に書いたつもりでも第三者が目を通してみると、その内容が一方的で、高圧的と感じることがあります。事態の打開・解決に寄与する内容証明を作成するには、事実関係を確認しながら、充分推敲を重ねることが重要です。しかし、やはり確実に解決に導く内容証明を送付するためには、精通した専門家に依頼することが一番です。当事務所は多くの内容証明を作成した経験と法的知識を駆使して解決に導きます。また、内容証明は得策でないと判断した場合は、解決のため積極的なアドバイスをいたします。

以下は内容証明が利用される事例の一部を列挙したものです。

・借金等金銭債権の回収

　貸金返還請求、未払代金、売掛金、業務委託料、請負、レンタル費用等支払請求、

　保証人に対する債務請求、債権譲渡通知、相殺する旨の通知、時効援用通知

・相続関連

　遺留分減殺請求、相続放棄した旨の通知、遺産分割協議通知　特別受益通知、被相続人のSNS解約、投稿削除請求

・離婚、不貞　恋愛トラブル

　協議離婚申立、不貞慰謝料請求、婚約不履行、婚姻費用分割請求　DVに関する接見禁止請求、ストーカー行為等禁止要求、内縁関係解消、未払い養育費請求、認知請求　これらに対する反論

・不動産関連

　未払い賃料請求、賃貸借契約解除または更新請求、敷金返還請求、クリーニング費用請求、

　賃料の減額または増額請求、時効の完成による所有権移転請求　建物リース契約解除請求

・労働・労務関係

　未払い賃金請求、サービス残業分手当請求、解雇無効、労災認定、退職金請求、

　パワハラ、セクハラ行為等差し止め請求および慰謝料請求

・消費者問題

　クーリングオフ制度に基づく契約解除通知、詐欺的商法に対する契約無効通知、

　ネットオークション等の代金請求、ネット販売等不良品代金返還請求、商品返品受領請求

　アフィリエイト等の解除請求、個人情報保護法に基づく削除・改定請求、肖像権に基づく削除請求　

・知的財産権

　著作権侵害差止請求、商標権侵害差止請求、不正競争防止法違反差止請求、損害賠償請求

・ご近所関係

　騒音中止請求、迷惑行為差止請求、不良顧客来店拒否、ストーカー等迷惑行為禁止、

　境界線侵害差止請求

・交通事故、障害事件、いじめなど

　交通事故、障害事件による損害賠償請求、いじめた者またはその保護者に対する差止請求または損害賠償請求、学校その他教育団体に対するいじめ禁止請求、スポーツ事故による損害賠償請求

・その他

　取締役辞任届、株主請求権行使

理路整然と文書にまとめ、法的効果の高い内容証明として送付するのは一定のテクニックを要します。当職も修行を積み習得しました。マニュアル通りやれば簡単、とは言えません

期せずして内容証明が届いたらときの対応は？以下をポイントに対応するとよいでしょう。

·       発信者を知っているか？内容に覚えがあるか？

·       弁護士、行政書士、司法書士名によるものか？

·       事実関係を調査する。あくまでも正確にかつ客観的に５W1Hを明確にする

·       性急な対応はしない。調査を充分に尽くすことを第一義とする

·       あくまでも冷静に事実関係を調査する。内部当事者の叱責や処罰はその時点では行わない

·       相手が不知の者で言い分にも根拠がない場合は一時的に放置し相手の出方を探るのも一手

·       専門家に相談する。反論書の作成を依頼する

·       相手が悪質な場合は、受訴したほうが解決が早い場合もある

感情的になって相手方に反論したり、罵倒したりしては絶対にいけません。また、電話やメールにて反論した場合、思わず感情的になって要らぬ言質を取られたり、未完成の文面をうっかり送信してしまう恐れもあります。まずは事実関係の精査と専門家への相談が重要です。

·       まずは、じっくりお話をお聞きすることから内容を詰めていきます。ご相談されることで問題点の整理が進みご依頼人の方の気持ちが晴れるからです。

·       当事務所への来訪、または、会社やご自宅等指定する場所にお伺いいたします。

·       行政書士名捺印を付した文書を原則としますが、事案によって相応しくないと判断したときはお客様名にて送付します。

·       定型文による内容証明も承ります。ただし、事案に即し文面を作成したのほうが証拠力も高く、訴訟のときに威力を発揮します。

·       原則書面により内容証明を送付します。「電子内容証明郵便」よりも相手への心理的圧迫感に勝るためです。

·       内容証明送付後の流れをシミュレーションしてご依頼主の不安を解消します、

·       相手方の反論の電話、メール、あるいは書面等があった場合の対応を親身にアドバイスいたします。

·       万事解決の道筋が開けたときは、示談書、覚書または念書等の書面の作成も承ります。

·       見積書を作成いたします。作成および送付は代金振込後となります。

行政書士は相手方との交渉は致しません。その分他の士業よりも廉価です。請求すべき債権も高額で今後訴訟も辞さない、あるいは長年こじれにこじれて精神的にもつらい状況ならば、今後ののことも考えて費用をかけてでも弁護士に依頼したほうが良いでしょう。ただし、内容証明だけで解決できたケースは沢山あります。また、無視を決め込む相手方を話し合いの土俵に乗せるには非常に有効な手段です。 まずはご相談ください。相談することで、精神的な負担が軽くなることをお約束いたします。